Als Lohnunternehmer bist du verpflichtet, für jede Lohnarbeit eine Rechnung zu schreiben — spätestens sechs Monate nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Entscheidend sind eine einmalig vergebene Rechnungsnummer, acht Jahre Aufbewahrung in Deutschland und ein fester Ablauf: Einsatz erfassen → Lieferschein → Sammelrechnung → offene Posten überwachen.
Die meisten Ratgeber zum Thema drehen sich um Steuersätze und Pauschalierung. Dieser Beitrag nicht. Hier geht es um den Ablauf: Wie kommen 30 Einsätze einer Saison sauber in Rechnungen, ohne doppelte Nummern, ohne vergessene Lieferscheine und ohne dass Geld monatelang beim Kunden liegt. Alle Steuer- und Buchhaltungsfragen — welcher Mehrwertsteuer-Schlüssel wohin gehört und wie die Daten zum Steuerberater kommen — stehen im Beitrag zum DATEV-Export für Lohnunternehmer.
Muss ich als Lohnunternehmer eine Rechnung schreiben — und bis wann?
Ja, und zwar mit Frist. Lohnarbeit für einen landwirtschaftlichen Betrieb ist immer eine Leistung von Unternehmer zu Unternehmer. Für diesen Fall sagt das Gesetz: Die Rechnung ist „innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung” auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Das ist keine Empfehlung, sondern eine Pflicht.
Sechs Monate klingen nach viel Zeit. In der Praxis reißt die Frist trotzdem — und zwar genau dort, wo die Saison am dichtesten ist. Wer Ende September Mais häckselt, muss spätestens Ende März abgerechnet haben. Wer die Zettel vom Herbst erst „im Winter, wenn Ruhe ist” sortiert und dann doch der Werkstatt-Winter dazwischenkommt, schiebt die Abrechnung schnell über die Frist.
Dazu kommt der wirtschaftliche Punkt, der noch mehr weh tut als die Frist: Jede nicht geschriebene Rechnung ist ein zinsloser Kredit an den Kunden. Wer bei langen Einsatzketten — Grassilage im Mai, Getreide im Juli, Mais im September — erst am Jahresende abrechnet, lässt das eigene Geld die ganze Saison über auf fremden Höfen liegen. Der einfachste Gegenzug ist prozessual: Jede abgeschlossene Etappe zeitnah abrechnen, statt alles auf den Winter zu stapeln.
Am Rande: Für Kleinbeträge bis 250 Euro gibt es reduzierte Pflichtangaben (§ 33 UStDV) — bei Lohnarbeiten mit vier- und fünfstelligen Beträgen spielt das aber selten eine Rolle.
Wie sieht der Rechnungs-Workflow über die Saison aus?
Der Ablauf, der in der Praxis trägt, hat vier Glieder. Jedes Glied füttert das nächste:
- Einsatz erfassen. Direkt nach dem Einsatz: Kunde, Fläche oder Stunden, Maschine, Datum. Nicht abends auf dem Küchentisch aus dem Gedächtnis, sondern sofort — sonst fehlen am Saisonende genau die Angaben, um die später gestritten wird.
- Lieferschein erstellen. Der Lieferschein hält fest, was geleistet wurde, und der Kunde zeichnet ab. Wie ein sauberer Lieferschein aussieht, steht in der Lieferschein-Vorlage für Lohnunternehmer.
- Sammelrechnung stellen. Alle Lieferscheine eines Kunden werden zu einer Rechnung gebündelt — eine Position je Lieferschein, mit Verweis auf die Lieferschein-Nummer. Welche Preise in die Positionen gehören, klärt der Vergleich Hektarsatz oder Stundensatz; bei schwankendem Diesel hilft der Dieselzuschlag mit Preisgleitformel.
- Offene Posten überwachen. Eine gestellte Rechnung ist noch kein Geld. Erst der Blick auf bezahlt, offen und überfällig schließt den Kreis — dazu unten mehr.
Wer diese Kette einmal aufsetzt, hat drei Probleme auf einmal gelöst: Die 6-Monats-Frist reißt nicht, kein Einsatz geht verloren, und am Jahresende gibt es keinen Abrechnungs-Berg.
Reicht Word oder Excel für meine Rechnungen?
Zum Schreiben reicht es — zum Aufbewahren wird es heikel. Die Abgabenordnung verlangt: „Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist” (§ 146 Abs. 4 AO). Genau das ist die Wurzel des GoBD-Schreibschutzes.
Eine Word- oder Excel-Rechnung ist aber jederzeit spurlos änderbar: Betrag anpassen, Datum umschreiben, neu speichern — der ursprüngliche Inhalt ist weg, ohne dass es jemand nachvollziehen kann. Das ist genau das Muster, das § 146 Abs. 4 AO verbietet. Bei einer Betriebsprüfung fällt so eine Ablage auf die Füße, auch wenn jede einzelne Zahl gestimmt hat.
Die GoBD — die Verwaltungsvorgaben zur ordnungsmäßigen Führung digitaler Aufzeichnungen — wurden zuletzt mit BMF-Schreiben vom 11.03.2024 geändert und mit Schreiben vom 14.07.2025 an die E-Rechnung angepasst. Was das für Lieferscheine, Belegkette und Verfahrensdokumentation im Detail bedeutet, steht im Beitrag zu den GoBD-Aufzeichnungspflichten für Lohnunternehmer.
Die Mechanik, die stattdessen trägt: Eine Rechnung wird nach dem Stellen festgeschrieben. Muss etwas korrigiert werden, entsteht ein neues, gekennzeichnetes Dokument mit eigener Nummer — das Original bleibt unverändert erhalten. So bleibt der ursprüngliche Inhalt immer feststellbar.
Müssen Rechnungsnummern lückenlos sein — und was gilt bei doppelten Nummern?
Hier hält sich ein Mythos hartnäckig. Das Gesetz verlangt eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die … einmalig vergeben wird” (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Die harte Anforderung steckt im Wort einmalig — nicht im Wort lückenlos.
Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass stellt das ausdrücklich klar. Die IHK Frankfurt zitiert dazu UStAE 14.5 Abs. 10: „Es ist … die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig” — und weiter, dass „eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nicht zwingend” ist.
Für den Lohnbetrieb heißt das zweierlei:
- Nummernkreise sind erlaubt und praktisch. Ein eigener Kreis je Saison oder Betriebszweig ist zulässig — etwa
ERNTE-2026-001für die Erntesaison undWD-2026-001für den Winterdienst. Das hält die Abrechnung sortiert und macht die Zuordnung bei Rückfragen leichter. - Der echte Fehler ist die doppelte Nummer. Wer Nummern von Hand in Excel vergibt, vergibt in der Erntehektik irgendwann dieselbe Nummer zweimal — zwei Rechnungen, eine Nummer. Genau das verletzt die Einmaligkeits-Anforderung. Eine Lücke dagegen (etwa weil ein Entwurf verworfen wurde) ist laut Anwendungserlass kein Beinbruch.
Die einfachste Absicherung: Die Nummer nicht von Hand vergeben, sondern vom System zählen lassen. Dann ist Einmaligkeit keine Frage der Tagesform mehr.
Wie kommen 30 Einsätze in eine Sammelrechnung?
Wer für denselben Betrieb in einer Saison zehnmal fährt, will nicht zehn Rechnungen schreiben — und der Kunde will nicht zehn Überweisungen tätigen. Die Lösung ist die Sammelrechnung: eine Rechnung, die alle Einsätze eines Zeitraums bündelt.
Wichtig zu wissen: „Sammelrechnung” ist kein eigener Rechtsbegriff mit eigenen Sonderregeln. Es gelten die ganz normalen Pflichtangaben — und es gilt eine einmalig vergebene Rechnungsnummer für das ganze Dokument. Der Aufbau, der sich bewährt:
- je Lieferschein eine Position: Datum, Leistung, Menge (Hektar, Stunden, Ballen), Einzelpreis
- je Position der Verweis auf die Lieferschein-Nummer
- am Ende eine Summe, ein Zahlungsziel, eine Rechnung
Zwei Dinge muss man dabei im Blick behalten. Erstens die 6-Monats-Frist aus § 14 Abs. 2 UStG: Der älteste Einsatz in der Sammlung darf beim Rechnungsdatum nicht älter als sechs Monate sein. Wer im Mai gemäht hat, kann das also nicht erst in der Dezember-Sammelrechnung abrechnen. Zweitens die Vollständigkeit: Eine Sammelrechnung ist nur so gut wie die Lieferschein-Ablage dahinter. Fehlt ein Lieferschein, fehlt eine Position — und das fällt oft erst auf, wenn der Kunde nachrechnet.
Muss der Lieferschein mit auf die Rechnung?
Er muss nicht wörtlich hinein — aber die Verbindung muss stehen. Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung sagt: „Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die nach § 14 Abs. 4 des Gesetzes geforderten Angaben insgesamt ergeben” (§ 31 Abs. 1 UStDV).
Das ist die rechtliche Grundlage für den Workflow, den viele Lohnbetriebe ohnehin fahren: Der Lieferschein trägt die Details (Schlag, Fläche, Maschine, Unterschrift des Kunden), die Rechnung fasst zusammen und verweist je Position auf die Lieferschein-Nummer. Zusammen ergeben beide Dokumente das vollständige Bild.
Damit das trägt, gehören drei Dinge zusammen:
- Eindeutige Lieferschein-Nummern. Ohne eindeutige Nummer läuft der Verweis ins Leere.
- Der Verweis auf der Rechnung. Jede Position nennt ihren Lieferschein — so bleibt nachvollziehbar, welcher Einsatz hinter welchem Betrag steht.
- Beide Dokumente in der Ablage. Der Lieferschein wird Teil der Rechnungs-Belegkette und gehört genauso aufbewahrt wie die Rechnung selbst — die Details dazu stehen im GoBD-Beitrag.
Der Nebeneffekt ist bares Geld wert: Wenn ein Kunde eine Position anzweifelt, liegt der abgezeichnete Lieferschein als Beleg parat — statt einer Diskussion aus dem Gedächtnis.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen? (Deutschland)
Dieser Abschnitt gilt für Deutschland. Die Eckdaten der E-Rechnungs-Einführung bei inländischen B2B-Umsätzen — und Lohnarbeit für Landwirte ist B2B:
| Stichtag | Was gilt |
|---|---|
| seit 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können ist Pflicht |
| bis 31.12.2026 | Papier/PDF beim Ausstellen übergangsweise weiter zulässig (für alle) |
| bis 31.12.2027 | Papier/PDF weiter zulässig, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr „nicht mehr als 800 000 Euro” betrug (§ 27 Abs. 38 UStG) |
| danach | E-Rechnung beim Ausstellen Pflicht |
Für die meisten Lohnbetriebe heißt das: Empfangen können muss man jetzt schon — ausstellen darf man Papier und PDF je nach Umsatzgröße noch bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027. Die Details regelt das BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung (konsolidierte Fassung vom 15.10.2025).
Praktische Folgerung für den Workflow: Wer seine Rechnungen heute schon strukturiert aus Einsätzen und Lieferscheinen erzeugt statt aus freien Word-Dateien, hat den Umstieg auf das E-Rechnungs-Format später als reinen Ausgabe-Wechsel vor sich — die Daten liegen dann schon strukturiert vor.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
In Deutschland sind Rechnungen „acht Jahre aufzubewahren” (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist läuft ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die acht Jahre gelten seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz — vorher waren es zehn.
In Österreich gilt nach § 132 BAO eine Frist von „sieben Jahre[n]”.
| Land | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Deutschland | 8 Jahre ab Jahresende der Ausstellung | § 14b Abs. 1 UStG |
| Österreich | 7 Jahre | § 132 BAO |
Eine Rechnung aus der Ernte 2026 muss in Deutschland also bis Ende 2034 greifbar sein. Aufbewahren heißt dabei nicht nur „irgendwo haben”: Die Ablage muss so gebaut sein, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt (§ 146 Abs. 4 AO, siehe oben). Ein Ordner voller Word-Dateien, die jeder öffnen und überschreiben kann, erfüllt das nicht.
Ab wann darf ich mahnen — und was darf ich draufschlagen?
Die Rechnung ist raus, das Geld kommt nicht. Der wichtigste Anker steht im BGB: Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt im Geschäftsverkehr spätestens „30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug” (§ 286 Abs. 3 BGB).
Ab Verzug dürfen Zinsen berechnet werden. Bei Entgeltforderungen ohne Verbraucher-Beteiligung — also bei Lohnarbeit für einen Betrieb — liegt der Verzugszins bei „neun Prozentpunkte[n] über dem Basiszinssatz” (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Basiszinssatz der Bundesbank liegt seit dem 01.07.2026 bei 1,52 Prozent. Macht aktuell 10,52 Prozent Verzugszins im B2B-Geschäft.
Nur: Ein Zinssatz nützt nichts, wenn niemand merkt, dass eine Rechnung überfällig ist. Genau hier scheitert die Zettelwirtschaft am häufigsten — nicht am Mahnen selbst, sondern am Erkennen. Wer 40 Rechnungen im Jahr schreibt und die Zahlungseingänge nur sporadisch mit dem Kontoauszug abgleicht, entdeckt offene Posten oft erst Monate später. Der Workflow-Baustein dagegen ist simpel: Jede Rechnung trägt einen Status — bezahlt, offen, überfällig — und die Liste der offenen Posten wird zum festen Wochenblick, so wie der Wetterbericht.
Das Zahlungsziel selbst setzt man am besten schon vor dem Einsatz fest — in Auftragsbestätigung und AGB, nicht erst auf der Rechnung. Wie das geht, steht im Beitrag zu AGB und Auftragsbestätigung für Lohnunternehmer.
Kurz zusammengefasst
- Lohnarbeit ist B2B: Die Rechnung ist Pflicht und muss binnen sechs Monaten nach der Leistung gestellt sein (§ 14 Abs. 2 UStG).
- Rechnungsnummern müssen einmalig sein, nicht lückenlos — Nummernkreise je Saison oder Betriebszweig sind laut Anwendungserlass zulässig.
- Eine Sammelrechnung bündelt viele Lieferscheine in einer Rechnung: eine Nummer, je Lieferschein eine Position mit Verweis (§ 31 Abs. 1 UStDV).
- Word/Excel-Rechnungen sind spurlos änderbar — § 146 Abs. 4 AO verlangt aber, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt.
- E-Rechnung (Deutschland): empfangen können seit 01.01.2025 Pflicht; Papier/PDF beim Ausstellen je nach Umsatz noch bis Ende 2026 bzw. Ende 2027 zulässig.
- Aufbewahrung: Deutschland 8 Jahre (§ 14b UStG), Österreich 7 Jahre (§ 132 BAO).
- Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung; im B2B aktuell 10,52 % Verzugszins (9 Prozentpunkte + 1,52 % Basiszins).
- Der Workflow, der alles zusammenhält: Einsatz erfassen → Lieferschein → Sammelrechnung → offene Posten überwachen.
Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt den Abrechnungs-Workflow und zitiert die einschlägigen Normen — er ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Steuerfragen (Steuersätze, Pauschalierung, Buchungslogik) gehören zum Steuerberater; den Daten-Weg dorthin beschreibt der DATEV-Export-Beitrag.
Vom Lieferschein zur fertigen Rechnung — ohne Zettelwirtschaft
Genau diesen Workflow bildet Hofwerk für Lohnunternehmer ab: Einsätze werden am Handy erfasst, daraus entstehen Lieferscheine, und alle Lieferscheine eines Kunden lassen sich zu einer Sammelrechnung bündeln — mit automatisch einmalig vergebener Rechnungsnummer (Nummernkreis je Saison möglich), festgeschriebenen Rechnungen statt nachträglich editierbarer Dateien und einer Offene-Posten-Liste, in der überfällige Rechnungen von selbst sichtbar werden.
Das Konto ist kostenlos: Jetzt bei Hofwerk anmelden.